Teman masa kecilku

PERTEMUAN (RAPAT)

A.    Pengertian Rapat

Rapat adalah suatu pertemuan atau media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting diselenggarakan oleh banyak organisasi, Baik swasta maupun pemerintah yang untuk memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan instansi/organisasi.

Adapun pengertian Rapat menurut para ahli :

·       Menurut KBBI, Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan suatu permasalahan dalam sebuah organisasi.

·       Menurut Bob Trent, rapat diperlukan apabila seorang pimpinan perusahaan memerlukan pendapat dari para staff Atau pegawai dalam mengambil sebuah keputusan yang berkaitan dengan perusahaan.

 

B.    Fungsi Pertemuan/Rapat

·       Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

·       Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

·       Sebagai sarana bernegoisasi.

 

C.    Tujuan pertemuan/Rapat

·       Sebagai koordinasi antar-intern atau antar ekstern.

·       Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

·       Agar peserta rapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang terjadi.

 

D.    Jenis-jenis pertemuan/Rapat

·       Berdasarkan tujuan

Berikut macam-macam rapat berdasarkan dari tujuannya:

1.     Rapat penjelasan (imformation conference).

Adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

Contoh: Rapat penjelasan kepala sekolah. Dihadapan guru untuk menjelaskan perihal melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.

2.     Rapat perundingan (negotation conference).

Adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan serta mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

Contoh: pada saat osis akan membuat agenda untuk acara LDKS.

3.     Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference)

Adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi.

Contoh: mencari solusi pada saat siswa berkelahi. Agar kembali rukun.

 

·       Berdasarkan Sifatnya

Berikut macam-macam rapat berdasarkan pada sifatnya:

1.     Rapat resmi ( formal meeting)

Adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan dengan  sesuai aturan yang berlaku.

2.     Rapat tidak resmi ( Informal Meeting)

Adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.

3.     Rapat terbuka

Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dari materi yang dibahas merupakan masalah yang bersifat Rahasia.

4.     Rapat tertutup

Adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan maslah yang dibahas merupakan masalah yang begitu rahasia.

 

·       Berdasarkan  jangka waktunya.

Berikut macam-macam rapat  berdasarakan jangka waktunya:.

1.     Rapat Mingguan

Adalah rapat yang dilaksanakan seminggu sekali dan dalam rapat ini yang dibahas adalah masalah-maslaah yang memiliki sifat rutin.

2.     Rapat bulanan

Adalah rapat yang dilaksanakan dalam jangka waktu sebulan sekali. Dalam rapat ini biasanya membahas mengenai berbagai masalah yang terjadi dalam kisaran waktu satu bulan.

3.     Rapat Semesteran

Adalah rapat yang dilaksanakan dalam waktu satu semester atau enam bulan sekali. Dalam rapat ini, biasanya membahas berbagai bentuk masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu membahas berbagai program yang akan dilakukan selama enam bulan kedepan.

4.     Rapat Tahunan

Adalah rapat yang dilakukan dalam jagka waktu satu tahun sekali.

·       Berdasarkan frekuensi

1.     Rapat rutin

Adallah rapat yang sudah ditentukan waktunya. Rapat inj digunakan untuk masalah-maslah rutin dalam suatu organisasi/perusahaan.

2.     Rapat insidental

Adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas tentang masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

·       Berdasarkan urgensinya

1.     Rapat biasa

Adalah Rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang sudah biasa.

2.     Rapat penting

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-maslah yang penting karana akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak pentimg bagi anggota organisasi maupun perusahaan itu sendiri.

·       Berdasarkan pesertanya

A.    Rapat vertikal

Adalah rapat yang di adakan, yang dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan.

B.    Rapat Horizontal

Adalah rapat yng diadakan oleh antar-pejabat organisasi/perusahaan yang sederajat.

 

E.    Unsur-unsur pertemuan/Rapat.

1.     Tujuan pertemuan/Rapat

·       Untuk mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

·       Untuk mencari jalan keluar suatu permaslaahan.

·       Untuk menyampaikan. Informasi, perintah dan pernyataan..

2.     Masalah yang dirapatkan.

3.     Pemimpin Rapat

1.     Tipe-tipe pemimpin Rapat :

·       Tipe otoriter : ialah soramg pemimpin yang memiliki rasa bahwa dirinya orang yg paling berkuasa, paling mengetahui segala hal,dan sebuah keputusan hanya dibuat olehnya

·       Tipe Demokratis : Ialah seorang pemimpin yang bersifat adil,terbuka, memberiksn pendapat, pandangan dan pernyataan untuk menemukan pendapat.

·       Tipe laissez faire: Ialah pemimpn rapat yang memberikan kebebasn kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkag arau cara untuk meneyelesaikannya.

2.     Fungsi pemimpin rapat.

·       Sebagai pengarah : seorang pemimpin harus dapat mengarahkan para peserta agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.

·       Sebagai penengah : seorang pemimpin harus dapat bertindak sebagai penemgah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat.

·       Sebagai penggerak : seorang pemimpin harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk berperan aktif dalam penyelesaian masalah.

·       Sebagai pencari solusi : seorang pemimpin harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

4.     Peserta Rapat

1.     Sifat atau karakter peserta Rapat.

·       Tipe pemersatu

·       Tipe perantara

·       Tipe pendengar

·       Tipe pemberi semangat

·       Tipe inisiatif

·       Tipe pemberi informasi

·       Tipe penyerang

2.     Fungsi peserta rapat

·       Sebagai penyambung pendapat

·       Sebagai penyimpul

·       Sebagai penyambung data

·       Sebagai penerimaan hasil keputusan

·       Sebagi pembantu pemimpin.

 

5.     Media Rapat

Adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat, Baik rapat dwngan peserta yang sedikit maupun peserta yang berjumlah banyak. Beberaoa contoh media rapat antara lain:

1.     Ruangan, meja, kursi

2.     Lampu penerangan

3.     Papan tulis

4.     Flip chart

5.     Sound system

6.     Pulpen

7.     Buku

8.     Kertas

9.     Pensil

10.  OHp

11.  Komputer

12.  Dan Lain-lain.

6.      Notulis/ sekretaris.

Jalannya rapat ditulis oleh petugas khusus, yaitu notulis atau sekretaris.

 

F.    Syarat-Syarat rapat yang baik.

a.     Suasanya terbuka

b.     Tidak ada monopoli

c.     Partisipasi aktif dari peserta rapat

d.     Bimbingan dan pengawasan dari pemimpin

e.     Perdebatan berdasrakan pada argumen bukan emosi

f.      Pernyataan singkat dan jelas

g.     Disiplin waktu

h.     Adanya kesimpulan atau keputusan

i.      Adanya notula/ catatan

j.      Tempat dan suasana.

 

G.   Perencanaan dan persiapan rapat

1.     Prinsip dasar dalam peneyelenggaraan Rapat.

Dalam rangka meneyelenggarakan rapat,ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangab dalam mempersiapkannya, yaitu:

·       Why (mengapa)

·       What (Apa)

·       Who (Siapa)

·       Where (Dimana)

·       When (kapan)

·       How (Bagaimana)

2.     Persiapan pemyelenggaraan

a.     Pembuatan agenda rapat dan sususnan acara rapat.

b.     Menentukan peserta rapat

c.     Membuat undangan rapat.

Berikut syarat-syarat dalam pembuatan undangan

·       Undangan harus mebggunakan kop surat

·       Undangan harus mencantumkan tanggal dan nomor surat undangan

·       Undangan harus mencantumkan perihal undabgan rapat.

·       undangan harus mencantumkkan nama-nama orang yang diundang dalam raoat atau pertemuan.

·       Undangan harus mencantumkan hati, tanggal, waktu dan juga tempat rapat terserbut akan dilaksanakan.

·       Undangan harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan.

d.     Membuat daftar hadir Rapat

e.     Mempersiapkan bahan Rapat

f.      Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

g.     Mempersiapkan ruang rapat.

Hal-hal yang harus dsiapkan oleh protokol yang kaitannya dengan ruangan rapat atau pertemuan.

1.     Cahaya penerangan

2.     Ventilasi udara

3.     Pengaturan tempat duduk.

·       Gaya klasikal/kelas

Gaya ini cocok untuk rapat dengan jumlah peserta yang banyak. Pengaturan tempat duduk ini, sangat cocok jika diterapkan pada rapat yang memiliki sifat pemberian informasi.

·       Gaya konferensi

Adalah pengaturan tempat duduk yang memiliki tujuan agar seluruh peserta raoat dapat merasa dihargai dan juga mampu membuat suatu semnagat team work.

·       Gaya huruf U

Pengaturan gaya huruf U dilakukan untuk rapat Informal.

·       Gaya workshop.

Gaya ini coccok digunakan untuk rapat diskusi Klompok.

h.     Akomodasi/penginapan

i.      Transportasi

j.      Konsumsi

k.     Kesehatan

l.      Pengecekan persiapan terakhir.

 

 

 

 Juru Ketik : Suci Siptiani ( Kelas XII OTKP 1 )

Sumber : Buku Pelajaran Humas dan Keprotokolan XII

Gambar : https://www.freepik.com/free-vector/business-team-discussing-ideas-startup_6974855.htm#query=rapat&position=4&from_view=search